有馬随一の湯量と良泉質を誇る元湯の宿

有馬温泉といえば、「日本三古泉」の一つに数えられ、太閤秀吉にも愛されたことで有名だ。大阪や神戸からのアクセスも良く「関西の奥座敷」として多くの人々に親しまれている。六甲山の北麓に位置し、豊かな自然に囲まれていることも大きな特長である。

古泉閣 営業部
販売グループ リーダー 藪本悠介氏

予約業務の効率化とスピードアップ

同館では2011年4月から、基幹となる予約システムを刷新した。その目的を藪本氏は「いくつかありますが、最も大きなものは予約業務の効率化とスピードアップです」と語る。以前使っていたシステムはハードウェアの老朽化もあって、レスポンスに課題があった。手続きも面倒で、もっとスムーズに予約受付をしたいと、現場から声があがっていた。
機能面では、旅館専用システムとなっており、レストランや料亭では利用できなかった。「例えばレストランでは顧客台帳が旅館とは別になっており、レストランを利用したお客様が旅館に宿泊したいというと、新規に顧客情報の入力が必要になり、効率的ではありませんでした」（藪本氏）。
また、電話を受けて予約処理しながら、そのお客様の履歴を参照できず、紙台帳を開いて対応していた。

採用の決め手はマルチウインドウ

検討を開始したのは2007年頃からであった。「4社に声かけ、提案をいただきました」（藪本氏）。
1年ほど検討を重ね、デモンストレーションも確認。2009年にはほぼ、ナバックの提供するホテル・旅館トータルシステム「楽居Pro」に決まり、以降は価格交渉に移った。最終的に決定したのは2010年12月のことである。クリスマスには間に合うようにと交渉を進め、ナバックにとってはこの上のないプレゼントになった。
「決め手となったのはマルチウインドウでした。
これなら我々の望む業務の効率化を実現できると確信しました。実は4社の中では最高額でしたが、それだけの機能と魅力が楽居Proにはありました」と藪本氏は強調する。
システム構築は2011年1月から。当初から稼働はこの年の4月と決まっていたので、極めて短期間による構築となった。
「コード決定など構築の労力も必要でしたが、従業員への教育も大変でした。何しろ、当館の従業員は10代から60代までの幅広い年齢層ですから」（藪本氏）。3月にはシステムを引き渡し、講習会等を重ねることになったが、従業員のスケジュール調整に追われたという。

顧客満足度の向上

「課題となっていた予約業務の効率化とスピードアップは完全に達成することができました」と、藪本氏は語る。重複する操作や、手間のかかる処理も簡略化できた。例えば従来、旅行代理店からの予約は、いったん別システムからフロッピーディスクに書き出して取り込んでいた。だが、「楽居Pro」はTLリンカーンと連動すること事で代理店と予約サイトの両方から自動的に予約情報を取り込むことができる。
スムーズな予約処理はもちろん、予約の電話を受けながら過去の履歴や趣味嗜好を確認し、お客様に最適なプランや食事内容を提案できるようになった。「電話受付などの予約業務は、お客様にとって当館の第一印象となる重要な接点です。スムーズな対応で好印象を与え、お客様に適した提案で満足度の向上もできるようになりました」（藪本氏）。
期待どおりマルチウインドウも効力を発揮している。「当館は少ない限られた人数で並行していくつもの作業を進めています。それらをマルチウインドウでスピーディに処理できるようになりました」（藪本氏）。

お客様分析の効率化

従来システムにも集計機能はあり活用していたが、その種類が限られていた。異なる基準やグループで集計する場合は、台帳から再度手入力しなければならず、ひどく面倒だった。「楽居Proは柔軟な集計機能を持っていますし、データをExcel、CSV、PDFに書き出すこともできます。今までやっていた分析や傾向調査が、格段に効率化できました」（藪本氏）。作成したプランが予想どおりの効果をあげているか、たちどころにわかるようになった。さらにお客様の嗜好や売上の傾向を調べることで、新しいプラン作成もできる。
使いやすさも好評である。入力画面と同じフォームで顧客情報を確認でき、わかりやすいと従業員から支持されている。
セキュリティも万全である。「顧客データの漏えいがあると今までの信用が一気に失われます。このため、データの持ち出しはできないようにしていますし、使いやすさを損ねないレベルで権限も制限しています」（藪本氏）。